Kształt szafy elektronicznej

Od maja będą obowiązywać nowe rozporządzenia w sprawie przechowywania i archiwizowania przez samorządy dokumentacji elektronicznej. Dotychczasowe precyzują jedynie jak postępować wobec akt w formie papierowej.

Obecnie przepisy prawa odnoszące się do postępowania z dokumentacją odnosiły się do akt papierowych i nie mogły być stosowane wprost wobec dokumentów elektronicznych. Stąd zapis w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach podmiotów realizujących zadania publiczne dotyczący ustalenia sposobów postępowania z dokumentami elektronicznymi. Po roku jego obowiązywania MSWiA wydało odpowiednie akty wykonawcze.

Rozporządzenia dzielą dokumenty elektroniczne na te, które podlegają ewidencjonowaniu i te które takiej czynności nie podlegają. Wprowadzenie takiego rozróżnienia ma to uzasadnienie, iż bez odpowiedniego zapisu zasady postępowania odnosiłyby się także do wszelkich dokumentów elektronicznych wytwarzanych przez dany podmiot i do niego przychodzących, w tym także tych niezwiązanych z funkcjonowaniem podmiotu, np spamu, wirusów, prywatnych wiadomości itp. Te ostatnie mają być usuwane "w sposób przyjęty w danym podmiocie".

Klasyfikacja i kwalifikacja dokumentów elektronicznych następowałaby tak, jak dotąd ma to miejsce dla dokumentacji aktowej - na podstawie zatwierdzonego jednolitego rzeczowego wykazu akt. Tego samego, który już funkcjonuje w instytucji. Niezależnie od koniecznego powiązania z istniejącą dokumentacją papierową rozporządzenia nakładają obowiązek zapisywania dokumentów elektronicznych i metadanych w określonej strukturze, co pozwoli na bardziej precyzyjne i szybsze wyszukiwanie niezbędnej dokumentacji, niż ma to miejsce w oparciu o wykaz akt.

W odróżnieniu do akt przechowywanych w formie tradycyjnej przekazywanie dokumentacji elektronicznej na wieczyste przechowanie w archiwach będzie musiało być dokonywane już po 10 latach. Ma to związek z obawą, iż w przypadku wydłużenia tego okresu technologia do odtworzenia informacji może już nie być dostępna. W rozporządzeniach przyjęto też ogólne założenie, iż nośnik z zapisanymi materiałami archiwalnymi będzie służył jedynie do przeniesienia dokumentów elektronicznych z systemu informatycznego podmiotu przekazującego do systemu informatycznego archiwum, a nie do długoterminowego przechowywania.

Źródło: www.samorzad.pap.pl